診療予約・受付システム　Reserve Manager V4　参考コラム

システム導入の最適な時期とは？

１．開院・開業時 　　最近では最も多いのが、開院・開業の際に導入をされる又は検討されるケースです。 　　システムありきの運用がオススメな点としては、配線工事が一度で済み、結果的に工事費を安く抑え 　　られること、初めからできるので、事務スタッフに混乱が生じにくいこと、患者様にも告知がしやすく、 　　WEB予約を抵抗なく使って頂けること、などが挙げられます。 　　LANや電源の配線をフロントシステムを導入するための設置個所に予め取り付けておくことで、内装が 　　完成した後に導入するよりも追加工事なしで費用も手間も省くことができます。 　　事務スタッフの方は一度慣れた運用から異なる運用に変わる際に抵抗を持たれることが多く、日々の 　　業務効率にも影響が出ます。他にもスタッフごとにある、業務レベルの差をシステムが均一化し、 　　全体的に効率を上げるといったこともメリットの一つです。

　　患者様も来院の仕方が変わることに抵抗を感じる方も少なくありません。そのため、初めから予約システムがあり、予約を取って
　　来院する、という方法をホームページ等の告知と併せて行っていくとスムーズです。

　　開業時は患者様がどれくらい来てくれるのかと、ドクターの方々が大変不安な思いをされると聞きます。
　　予約システムはそんな不安を少しでも軽減できるアイテムとしても役立ちます。患者様からの予約が入ることで来院の見通しが持てるためです。

　　逆にデメリットとしては、システム導入への投資が難しい、投資した分の回収の見通しが持ちにくい、などが挙げられます。

２．患者様から要望が増えてきた又はトラブルになることがある時 　　病医院以外でも予約システムが浸透し、一般的に使われる時代となってきました。ユーザー側も便利で 　　ある為、日頃通っているかかりつけ医や病医院でも予約ができて、待ち時間なしで診察してもらえたら… 　　と考える方も多いと思います。また、朝の開院前からクリニックの前に大行列が毎日でき、受付や 　　呼ばれる順番が前後してトラブルになるケースもあるようです。実際、靴を脱ぐのが遅れて順番を 　　抜かされた、具合が悪くてちょっと外に出てる間に呼ばれていて、後回しにされたというトラブルも 　　耳にしたことがあります。 　　痛みがあったり、具合が悪かったりして来ている場所だからこそ、少しでも早く楽になりたい、痛みの 　　原因を知りたい、という想いは患者様であれば、誰しも思うことでしょう。

　　そうはいっても、病医院様側としてはスムーズに業務を回さなくてはならない、一人でも多くの患者様を診てあげたい、という想いがあるはずです。
　　意見するのは一部の患者様とはいえ、要望やトラブルを機にシステムを導入することで、公平性を保つことができるようになり、利便性が上がることは
　　確かです。
　　デメリットとしては、予約システムが使えない（又はインターネット環境が無い）などの患者様もいますので、その辺りを配慮をすることが大切です。

３．来院患者様が増えてきた時 　　患者様が増え、診察までの待ち時間が長くなってきたと感じる場合、患者様も同じように待ち時間に 　　ストレスを感じていることでしょう。また、診察室からは待合室の状況は見えないことが多いので、 　　診察に途切れが無い場合には必ず待ち時間が発生しているはずです。 　　そんな時には予約システムの出番です。 　　少しでも早く診てもらいたい患者様は、朝一、午後一に多くいらっしゃり、順番を待つので 　　必然的に待合室には多くの患者様がいることになります。しかし、予約システムを取り入れることで、 　　患者様は自分の都合で来院することができるようになり、待ち時間も減ります。 　　また、病医院様は患者様の来院時間を分散させることができ、事前に患者情報を把握、患者管理する 　　ことができるようになります。

　　つまり、病医院様が患者様の来院をコントロールすることで、患者様が増えても待ち時間は増えない、患者様にとっても都合よく来院できるように
　　なるチャンスなのです。

　　デメリットは、システムが入ることで、受付業務の内容が変わり、事務の方が慣れるまでに時間がかかること、患者様が予約制に変わり戸惑うことが
　　ある場合があります。

４．今後電子カルテを入れたい、又は電子カルテは入れないが、少しずつIT化を考え始めた時 　　IT化が国から推奨されていたり、便利に使えるシステムが溢れたりする中で、まず思いつくのが 　　電子カルテでしょう。しかし、電子カルテは高額且つパソコン操作に慣れないと、逆に不便に感じて 　　しまうことが多く、導入になかなか踏み切れないといったこともあるようです。 　　また、患者様からの視点で考えた場合には、コラム３でもご紹介したように、待ち時間が少ない病医院や 　　すぐに予約ができ、待たずに診察を受けられる医療機関が選ばれるため、患者様が来院しやすい環境で 　　ある病医院が選ばれています。どの医療機関でも共通点として、より多くの患者様を診るため、少しでも 　　手間や時間を省きたいと考えるでしょう。 　　もしそのように考えているのであれば、電子カルテ導入の前段階として、診療予約・受付システムや 　　再来受付機、待合番号表示システムから導入することをお勧めします。

　　なぜなら、IT化はドクター、看護師、受付職員等のほかに、患者様にも一時的に負担がかかるからです。まずは病医院も患者様もパソコン操作に慣れ、
　　段階的にIT化を行っていくことがIT化成功の秘訣だと思います。

　　そうはいっても、何を入れると便利になるのかわからない、システムの相場がわからないから検討しづらい等、ご相談も承っておりますので、
　　お気軽にお問い合わせ下さい。